Rédiger un article de manière structurée, claire et concise avec Minto

Écrire un blog, ou un mémo… quelle plaie.

J’ai toujours eu du mal à écrire des blogs (ou des mémos). Ma pensée est complexe , va dans tous les sens ; à l’oral j’arrive à m’en tirer, car je m’adapte intuitivement à mon interlocuteur et à ses réactions.

Mais ça ne marche plus à l’écrit, car mon interlocuteur n’est plus en face de moi … et là , mon explication devient fouillis, ça part dans tous les sens, je le vois et me juge. Cela tourne en rond dans ma tête. Rien ne sort de concret. Je passe alors à autre chose, très frustré. Je ne peux pas exprimer ce qui fait ma spécificité.

J’ai regardé ce qui se faisait, j’ai pris des cours sur udemy et même un coach , cela a un peu éclairci le sujet, mais une question reste entière : comment structurer un texte pour qu’il soit clair et lisible ?

Je ne parle pas de « raconter une histoire » et tout ce bla-bla autour du storytelling. Je ne fais pas dans la romance, mais dans le business et mes interlocuteurs-lecteurs sont pressés – ce qui est peu propice à la concentration -, et passent vite à autre chose si on ne capte pas vite leur attention…

J’ai lu pas mal de choses sur le sujet, je suis même revenu au plan de philosophie de terminale, la situation a  progressé , mais ce n’était pas encore la panacée.

Jusqu’à ce que je rencontre Minto 1 … et là, tout s’est éclairé… Clair, précis, limpide. J’avais trouvé une structure et une méthode pour pondre des articles et des mémos clairs ( et même des présentations)  !

Je me propose de vous partager cette découverte, au cas où vous aussi, vous auriez le même besoin de clarté et de concision…

Minto, c’est quoi ?

Il y a 2 concepts dans un article « Minto »: le BLUF  et la démarche SCR.

  • Le BLUF : C’est un paragraphe où les conclusions et recommandations sont placées au début du texte plutôt qu’à la fin. C’est une technique militaire : bottom – line – up – front ( BLUF 2 ) , afin de faciliter la prise de décision rapide. Cela diffère d’un style plus ancien, plus traditionnel, dans lequel les conclusions et les recommandations sont incluses à la fin, suivant les arguments et les considérations des faits.

  • SCR : C’est un discours qui expose dans l’ordre : la Situation – la Complication – la Résolution :

    • La Situation : La définition du contexte et ce qui est important , que le public connaît et accepte déjà comme un fait.
    • la Complication : La raison pour laquelle la situation exige une action. ( Le Problème)
    • la Résolution : L’action requise pour résoudre un problème (ou saisir une opportunité).

En langage narratif, la situation décrit le contexte récent de  » Il était une fois… et tous les jours… « . La complication comprend l’incident déclencheur et ses conséquences ( « … jusqu’au jour où… et à cause de cela… « ).

Illustrons cela avec un exemple :

Prenons cet article même, en l’illustrant :

L’introduction illustre le SCR 3:

  • La Situation : je n’arrive pas a écrire de manière structurée, claire, et concise.
  • La Complication : je suis très frustré, je ne sais pas exprimer ma spécificité 4, et je ne trouve pas de solution même avec des cours,
  • La Résolution : Je découvre Minto , l’applique et tout devient clair et réplicable.

Illustrons le BLUF avec le premier paragraphe. Il y a deux niveaux de BLUF. Suivons les flèches pour remonter du détail vers l’essentiel:

  • Les paragraphes sont résumés dans la première phrase du paragraphe ( en vert) .
  • Et les deux concepts sont introduits dans la première phrase ( en rouge).

Creusont le Comment

Deux autres élaborations interviennent :

  • La pyramide inversée, qui prolonge le BLUF.

  • Les arguments, qui sont soit inductifs, soit déductifs.

La pyramide inversée

La pyramide inversée peut être visualisée comme un triangle pointant vers le bas. La partie la plus large au sommet représente l’information la plus substantielle, la plus intéressante et la plus importante que l’auteur veut transmettre.
Cela illustre que ce genre de matériel doit être en tête de l’article, tandis que la partie inférieure en pointe illustre que les autres informations suivent par ordre décroissant d’importance. 5

pyramide inversée

En suivant le principe du BLUF, les affirmations les plus importantes seront communiquées d’abord, suivies de leurs arguments, qui eux-mêmes seront détaillés et élaborés .

Les arguments

Les arguments qui soutiennent une affirmation peuvent être présentés de manière inductive ou déductive 6:

Minto propose de se limiter à 3 arguments maximum par niveau.

Reprenons l’exemple.

L’argumentation générale de l’article est déductive : Pourquoi, Quoi, Comment.

Les composants du Quoi sont inductifs, des éléments séparés qui contribuent au niveau supérieur. Cela va de l’essentiel vers plus de détails, c’est la pyramide inversée.

Lors de la combinaison des deux, certains éléments ont été déplacés dans le comment, pour alléger la première section et consolider l ‘apprentissage, en montrant d’abord un exemple, qui est raffiné ensuite.

et pour le contre exemple, voici une structure qui ne serait pas Minto. voyez vous pourquoi ?

Conclusion

Ce billet présentait et illustrait de manière courte une structuration de texte, appelée Minto, qui permet de communiquer de manière claire et concise . Les arguments sont communiqués du plus important au plus détaillé, en donnant les conclusions d’abord . Un arc narratif soutient la démonstration.

Cela permet de communiquer son opinion de manière claire , concise , structurée.

J’aurais cru à priori que cette présentation « top down » ne soit trop « réductioniste ». Ce n’est pas ce que j’ai expérimenté dans la pratique, et j’ai donc changé d’opinion 7.

Ce billet a présenté ce à quoi on veut aboutir, il n’a pas présuppose pas comment on y arrive.

Car la restitution d’une information ne se présente pas dans le même ordre que les réflexions et la recherche qui ont abouti à ces conclusions. Ce n’est pas un compte rendu d’activité, un mémoire où une thèse. 8

Pour l’anecdote, on notera que Jeff Besos, CEO d’Amazon, insiste depuis 2004 sur le fait d avoir des mémos ( de 4 pages max) , plutôt que des powerpoint, car :

« La raison pour laquelle il est plus difficile de rédiger une « bonne » note de quatre pages est que la structure narrative d’une bonne note oblige à mieux réfléchir et à mieux comprendre qu’est ce qui est plus important que quoi, et comment les choses sont liées. »

References

http://www.barbaraminto.com/index.html


  1. Merci a Jean Pierre Schmidt 
  2. https://en.wikipedia.org/wiki/BLUF_(communication) 
  3. https://speakingsherpa.com/how-to-tell-a-business-story-using-the-mckinsey-situation-complication-resolution-scr-framework/ 
  4. Ma « Proposition de valeur unique » 
  5. https://en.wikipedia.org/wiki/Inverted_pyramid_(journalism) 
  6. https://www.dbai.tuwien.ac.at/staff/gatter/work/051104_The_Minto_Pyramid_Principle.pdf 
  7. (Voici un des premiers billets où j’ai testé Minto. Je le trouve plutôt clair et concis. Votre avis ?) 
  8. J’utilise personnellement une méthode appelée ZettelKastenNotes, ou Smartnotes pour me soutenir lors de la recherche. 

Stay in the flow : Scrivener and post blogging

This post is about using Scrivener for the redaction of post, and practices to stay in the flow.

  • Before, I was writing directly in WordPress, in markdown, or offline in some markdown editor.
  • Now I do the design and the edition in scrivener. Then export to Markdown, and push it to WordPress .

I will describe :

  • the benefits I feel using this approach,
  • the alternatives I used before,
  • and where I feel there is still some frictions.

After a quick view on the setup.

The Setup

Here is the core setup I use . Corkboard on the left, Text on the right ( Scrivenings). I used the Quick reference to type the text of one card.

splitscreen
This setup is used during the writing phase. During the design phase, I use the corkboard full screen.

Tip: Vertical Split Screen

Tip: I used Quick reference to type the text, (by dropping the cards on the button in the bar). So I do not have to seek where is the place of a card in the scrivenings.

Example of use

Mini refactoring

Here is the example of a mini refactoring. Here, I realize discussing alternatives is better done later than just in the introduction , and I want to keep the introduction focused. The two cards selected (blue borders) move from the introduction to later on in the text. Just a mouse movement. Easy.

minirefactoring1

minirefactoring2

Major refactoring

Here is the example of a major refactoring. I realised I was telling two stories at the same time, and this would be better for clarity to split in two posts. So I marked the one to split out with a label, and after moved them out. Note how it looks simpler after ! Also imagine how deeply this would have changed the text if this decision would have been taken not at Design phase, but after Redacting… plus the Emotional cost, which would surely have put me off the flow…

majorefactoring1

majorefactoring2

Tip 1: Activated the view / Use label color in index card).

Tip 2: Duplicate a folder before a major refactoring, just in case. Duplication copy the cards and the corkboard position.

Benefits

Do I feel my workflow improved ? Yes . Is it Perfect yet ? No.
Lets see Why.

  • I found the conception / planning of the story vastly improved with corkboard and cards. Writing the essence of an idea on a card and jumping to the next enable my speedy mind to stay in the flow.

Tip : I use cmd-N to get a get card next to the current one, and keep my fingers on the keyboard. (Mousing away side track me, as my eyes move somewhere else, and my attention with it)

  • I found the redacting of the text less frustrating, as I get a sense of focus by using the Quick reference, and a sense of completion/progress by using the status and see the red label progressing across the board . This is especially true when resuming after interuption.

focus

  • The publishing is trivial but not transparent. Compile for Markdown, Open the resulting text file copy and paste into WP (or MarsEdit when offline ). This is not complicated, however it is not transparent enough not to halt the flow. I try not to do it too often. A dropbox copy of the file to the post would be superb.

  • Image: This is not good at all. This stop the flow, fully. The problem is to have not just image, but clickable thumbnail. So images have to be uploaded by the WP interface, and get back the url, by inserting the media in the post, and paste back the url snippet into scrivener. I haven’t found a better solution yet. However, acceptable when managed.

Conclusion

The main objective was to experiment with the corkboard for the conception, as an alternative to mindmapping, or taskpaper, and stay in the flow.
I found it is reached.
I also felt an improvement in productivity and focus, during the redacting.

This experiment was in fact a test case for mode-thinking, during the conception process. I will develop this in a separate post.

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